Reguli privind promoțiile, codurile promoționale și expirarea conturilor

Documentul detaliază cum funcționează apartenența la o promoție / cohortă, cum se calculează expirarea accesului plătit și când se șterg conturile inactive. Aceste reguli completează Termenii și Condițiile și Politica de Plăți.

1. Concepte-cheie (nu se confundă)

• Cont — înregistrarea ta în sistemul nostru. Există de la crearea contului.
• Onboarding — completarea profilului (județul dorit și mediile; nu cerem nume, prenume sau clasă). Trebuie finalizat pentru a folosi aplicația.
• Apartenență la promoție — activarea unui cod promoțional te asociază cu o promoție / cohortă specifică.
• Data de încheiere a promoției — momentul după care promoția este considerată „încheiată".
• Acces plătit — accesul tău la o funcție premium (grile, clasament), valabil până la o anumită dată setată la achiziție.
• Data de expirare a accesului plătit — fixată la momentul plății pe baza promoției pentru care ai cumpărat.
• Retenția fiscală — păstrarea înregistrărilor de plată / facturi, conform obligațiilor legale, chiar și după ștergerea contului.

Aceste concepte sunt independente: ștergerea contului nu elimină automat obligația de a păstra factura; activarea unei promoții noi nu prelungește automat accesul vechi.

2. Onboarding incomplet (regula 30 de zile)

Dacă creezi un cont și nu finalizezi onboarding-ul, nu activezi un cod promoțional și nu mai accesezi platforma timp de 30 de zile:

• contul este programat pentru ștergere automată;
• datele introduse parțial sunt eliminate sau anonimizate;
• adresa de email este anonimizată — poți crea ulterior un cont nou pe aceeași adresă.

Operațiunea este efectuată de un proces care rulează la inițiativa administratorului, nu pe un program automat, și este înregistrată în jurnalul de audit. Până când procesul e rulat, contul rămâne în starea în care l-ai lăsat.

3. Codul promoțional

Activarea unui cod promoțional:

• te asociază cu o promoție / cohortă (de exemplu „Admitere Poliție 2026 - clasa X");
• poate fi opțional sau obligatoriu, în funcție de configurația promoției;
• un cod este emis pentru o școală/promoție și poate fi folosit de toți membrii grupului eligibil; este idempotent — dacă ai activat deja codul, încercarea repetată nu generează erori, dar nici nu „reînnoiește" accesul;
• nu îți acordă, prin sine, acces plătit la funcții premium.

Folosirea unui cod care nu îți este destinat poate duce la suspendarea contului (vezi Termenii, secțiunea „Utilizare acceptată").

4. Achiziție și expirare acces plătit

Când plătești pentru un produs premium:

• accesul tău primește o dată de expirare egală cu data de încheiere a promoției pentru care ai plătit;
• această dată este stocată permanent în înregistrarea de cumpărare și nu poate fi modificată retroactiv;
• la data de expirare a accesului, acesta încetează — nu este reînnoit automat.

Dacă te asociezi ulterior cu o promoție mai lungă (sau cu un cod pentru o promoție viitoare), accesul plătit vechi nu se prelungește. Pentru perioada nouă trebuie să cumperi separat.

5. Sfârșitul promoției (regula 30 zile grace)

După data de încheiere a promoției:

1. accesul plătit aferent promoției expiră la data afișată în cont;
2. contul intră într-o perioadă de grație de 30 de zile, în care este marcat intern ca fiind în această fereastră;
3. în această perioadă poți: să îți descarci notele, să cumperi acces pentru o nouă promoție, să soliciți rambursare sau să închizi contul manual;
4. la finalul perioadei de grație, contul este programat pentru ștergere sau anonimizare, conform regulilor automate descrise în secțiunea 7.

6. Ștergerea la cererea utilizatorului

Poți cere oricând ștergerea contului din Setări → Ștergere cont. În urma cererii:

• se afișează o fereastră de confirmare cu countdown de 3 secunde, pentru a evita ștergerea accidentală;
• dezactivăm accesul la cont, anonimizăm adresa de email și numele afișat;
• notele și tot istoricul modificărilor lor, grilele rezolvate, simulările, bookmark-urile, profilul de rezidențiat, istoricul de nume și de clasă, dispozitivele, passkey-urile și jurnalul de securitate asociat sunt șterse;
• accesele plătite sunt marcate ca dezactivate; informațiile minime necesare pentru gestionarea eventualelor rambursări sunt păstrate;
• înregistrările de plată sunt păstrate cu datele minime necesare (email, nume, sume, dată, identificatori tranzacție) pentru obligațiile fiscale.

7. Ștergerea automată (proces programat)

Există un proces care efectuează pașii de mai jos. Nu rulează pe un program automat — este pornit de administrator, după validarea raportului de simulare:

• Pasul 1 — Onboarding incomplet: conturile create cu peste 30 de zile în urmă, fără onboarding finalizat și fără cod promoțional activ, sunt programate pentru ștergere / anonimizare;
• Pasul 2 — Promoție încheiată + 30 zile: conturile asociate cu o promoție a cărei dată de încheiere a fost depășită cu peste 30 de zile sunt programate pentru anonimizare;
• Pasul 3 — Marcare grace: conturile aflate în fereastra de grație de 30 zile sunt marcate intern, pentru a putea fi informate în dashboard.

Pașii de mai sus sunt aplicați de regulă în interval. Putem păstra temporar anumite date dacă este nevoie pentru suport, securitate, prevenirea fraudei, rambursări, dispute, audit sau obligații legale.

Procesul rulează implicit în mod dry-run: produce un raport, fără să șteargă nimic. Ștergerea efectivă se activează explicit, după ce raportul e validat. Toate execuțiile sunt înregistrate în jurnalul de audit.

Termenele de mai sus descriu când devine un cont eligibil pentru ștergere, nu un automatism garantat. Separat de acest proces, datele cu termen fix (jurnalul de securitate, dovezile de la checkout, jurnalul de acces) se șterg automat, zilnic — vezi Politica de Confidențialitate, secțiunea 6.

8. Re-înregistrarea după ștergere

• contul nou poate fi tratat ca un cont distinct;
• dacă te re-înregistrezi cu aceeași adresă de email după o ștergere făcută de tine, iar accesul plătit nu expirase, ți-l restaurăm automat — exclusiv până la vechea dată de expirare achiziționată inițial, nu mai mult. Potrivirea se face pe o formă hash-uită a adresei. Restaurarea nu se aplică dacă plata a fost rambursată sau contestată;
• dacă te asociezi cu o promoție mai lungă, accesul plătit vechi nu se extinde — pentru perioada nouă trebuie să cumperi din nou;
• contul nou urmează regulile normale de lifecycle (30 zile grace etc.).

9. Retenția fiscală

Chiar și după ștergerea contului, păstrăm datele minime necesare pentru:

• obligațiile fiscale (Legea Contabilității 82/1991 — păstrare 10 ani pentru documente justificative);
• obligațiile e-Factura (raportare ANAF, păstrare conform reglementărilor în vigoare);
• gestionarea charge-back-urilor și disputelor Stripe;
• prevenirea fraudei și protecția anti-recurență.

Aceste date sunt accesibile doar administratorilor cu drepturi explicite și nu sunt folosite pentru profilare, marketing sau publicitate.

10. Audit și trasabilitate

Toate operațiunile de ciclu de viață (ștergere, anonimizare, restaurare, revocare acces) sunt înregistrate într-un jurnal intern de audit, împreună cu inițiatorul (utilizator / proces automat / administrator), data, motivul și efectul. Aceste jurnale permit auditul și investigarea oricărei dispute.